Чем 1С:Документооборот 3.0 отличается от 2.1: что меняется для компании

В базе 2.1 за восемь лет накопилось шестьдесят видов документов. Половина отличается от соседей одним реквизитом или набором согласующих. Юрист просит ещё один вид — «договор аренды с субарендой», — и администратор снова копирует старый, потому что иначе не лягут шаблон и права. В канцелярии тем временем спорят, в каком из трёх списков искать письмо, которое пришло утром и ушло с ответом в тот же день.

Так выглядит зрелая база 2.1: она работает, но держится на привычках людей. Редакция 3.0 построена на других принципах. Ниже — что в ней устроено иначе, где это упростит работу, а где потребует решений от компании.

3.0 — не очередной релиз, а новая редакция с иной архитектурой. Прямого обновления нет: создаётся новая база, в неё переносятся данные из 2.1, а маршруты и права собираются заново. Обе редакции продолжают выходить: ПРОФ и КОРП сохранены и в 3.0. Для КОРП третья редакция доступна с 2022 года, для ПРОФ — с лета 2026 года.

Поэтому вопрос «обновляться ли» звучит иначе: что в 3.0 решает ваши сегодняшние проблемы и сколько стоит до неё добраться. С проблем и начнём.

• Видов десятки, и для нового случая заводят ещё один, потому что права и шаблоны привязаны к виду;
• Права собирались годами по просьбам руководителей, и объяснить, почему сотрудник видит чужую папку, уже некому;
• Маршруты работают, но менять их боятся: одна правка задевает соседний процесс;
• Совместитель или заместитель оформлены вторым пользователем, и задачи приходят не туда;
• Новые возможности программы появляются в следующей редакции, а не в вашей.

Каждый год база прирастает карточками, файлами, правилами и доработками, и будущий перенос становится больше. Человек, который помнит смысл настроек, может уйти. А причина для перехода приходит со сроком: новый сервер, требования безопасности, интеграция с учётной системой. Переход в спешке дороже планового.

Почти каждая база 2.1, которую мы видим на сопровождении, настроена по логике своего времени: много видов, права на папки, процессы с таблицами маршрутизации. Это не ошибка компании, так работала редакция. В 3.0 эти принципы пересмотрены, поэтому переход — проект, а не кнопка.

В 2.1 входящие, исходящие и внутренние документы жили в разных списках с разными карточками. В 3.0 список один; направление задаётся флажками «входящая корреспонденция» и «исходящая корреспонденция». Внутри вида появились тематики: они уточняют вид, не плодя новых. Там, где в 2.1 было пять видов договоров, в 3.0 остаётся один с пятью тематиками. Какие виды объединять, решает компания, и это одно из первых решений при переходе.

Папки документов и права на них в 3.0 выключены. Вместо папок — реестры: настраиваемые списки с собственной видимостью и выводом на начальную страницу. У юриста свой реестр договоров, у канцелярии — корреспонденция, у руководителя — то, что ждёт его подписи. Настройки списков и карточек можно сохранить как рекомендованные сразу для всех.

Комплексные процессы с таблицами маршрутизации в обработке карточек не используются. Маршрут задаётся правилами обработки для вида: последовательность действий (согласование, подписание, регистрация, исполнение, ознакомление), настраиваемая в разрезе тематик, организаций и подразделений. «Рассмотрение» и «Исполнение» объединены в одно действие. Вкладка «Обработка» в карточке показывает, какие этапы пройдены, кто исполняет текущий и чем закончился каждый. Условия запуска вынесены в отдельный механизм, а скрипты стали справочником и правятся в одном месте.

Базовый набор прав сотрудника задаётся полномочиями. Участники маршрута получают доступ к карточке автоматически, по касанию: ручное добавление на вкладку «Доступ» убрано. Доступность реквизитов настраивается по состоянию и по действиям. Политики доступа из 2.1 не переносятся: права в новой базе описываются заново, и это самая трудоёмкая часть настройки. Зато результат объясним: по карточке видно, откуда у человека доступ.

Появился справочник «Сотрудники»: один пользователь может занимать несколько должностей, права и задачи назначаются на сотрудника. Заместитель и помощник стали разными ролями: первый выполняет действие за руководителя, второй лишь отмечает сделанное. Правила коммуникаций ограничивают, кому можно направить задачу или карточку, по подразделениям, рангам и ролям.

У файлов в карточке появились роли (скан, проект, приложение) с обязательностью: без обязательного файла регистрация не пройдёт. Один шаблон вида может содержать несколько файлов с условиями применимости. Добавлен предпросмотр в карточке и в задаче и контроль изменений файла после согласования.

Инструмент перехода у 1С есть: не обновление релиза, а односторонний обмен из 2.1 в новую базу 3.0. Переносятся справочники, карточки, файлы и рабочие группы. Маршруты из 2.1 переезжают только как история на вкладке «Обработка»: продолжить их в 3.0 нельзя, поэтому незавершённые процессы закрывают в старой базе или запускают заново. Правила обработки, права, реестры и формы настраиваются в 3.0 с нуля, доработки правятся под новую архитектуру. Как это организовано по шагам — в статье план перехода и риски, что из настроек переносится, а что собирается заново — в статье доработки и данные при переходе.

1. Посчитать, что есть в базе 2.1: виды, маршруты, пользователи, доработки, интеграции, объём файлов;
2. Решить, какие виды объединить тематиками и какие убрать в архив;
3. Назначить владельцев процессов: они подтверждают, как маршруты должны работать в 3.0;
4. Выбрать окно вне отчётного периода и запланировать параллельную работу двух баз;
5. Получить оценку объёма работ и стоимости.

Мы внедряем и сопровождаем 1С:Документооборот, пишем доработки и настраиваем интеграции с учётными системами, поэтому знаем, где при переходе спотыкаются: права, маршруты, скрипты, обмен с бухгалтерией. Состав работ и стоимость — на странице Переход с 2.1 на 3.0 (от 100 000 ₽).

• Релиз и редакцию базы: ПРОФ или КОРП;
• Число пользователей и примерный объём базы и файлов;
• Список доработок и интеграций: бухгалтерия, ERP, почта, ЭДО;
• Кто отвечает за маршруты и права.

• План перехода и риски — порядок работ, контрольные точки и риски;
• Доработки и данные при переходе — что из настроек и доработок переносится, а что собирается заново;
• Нужно ли переходить сейчас — как решить, когда переходить.
• Страница услуги Переход с 2.1 на 3.0 — состав работ и стоимость от 100 000 ₽.